Para evitar fraudes em sua pequena empresa, pense como uma grande corporação

 

 

Movimentos simples proporcionam grande proteção contra fraudes para pequenas empresas

Movimentos simples proporcionam grande proteção contra fraudes para pequenas empresas  

Administrar uma pequena empresa é cheio de desafios. Um movimento errado pode não apenas colocar sua empresa em risco, mas também destruir todo o seu sustento. Talvez o maior perigo de todos, dizem os especialistas, seja que as pequenas empresas são muito mais vulneráveis ​​do que suas grandes contrapartes corporativas à fraude.

“As grandes empresas têm controles melhores e, se houver uma fraude, ela será divulgada muito mais rapidamente do que em uma pequena empresa onde esses controles não existam”, disse Bruce Dubinsky, sócio-gerente e examinador de fraudes certificado da Duff. & Phelps, em entrevista à “American Greed” da CNBC .

E a típica fraude em uma pequena empresa é muito mais devastadora do que a variedade corporativa.

 

“A média das pequenas empresas tem uma fraude de cerca de US $ 200.000 por fraude, em média”, disse Dubinsky, citando um relatório deste ano da Association of Certified Fraud Examiners .

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Isso é mais do que quase um punhado de pequenas empresas em um ano, de acordo com dados do US Census Bureau . É ainda mais devastador na economia atual, na qual muitos trabalhadores são freelancers ou contratados independentes. Por outro lado, Dubinsky disse que as perdas por fraude nas grandes empresas custam em média US $ 100.000. Isso é apenas um erro de arredondamento para uma empresa multimilionária.

As pequenas empresas são mais propensas a confiar a um único indivíduo múltiplas tarefas, como gerenciar os livros e registros da empresa e, ao mesmo tempo, acessar suas contas bancárias. Mas esse tipo de acordo pode dar a um fraudador as chaves do castelo.

“Essa é provavelmente a forma mais comum de fraude de pequenas empresas que vemos: obter acesso à conta bancária e depois tirar dinheiro dessa conta bancária”, disse Dubinsky.

O empresário Jay Avery, de Orange County, Califórnia, aprendeu sobre os riscos da maneira mais difícil quando contratou Lizzie Mulder, de 28 anos, para cuidar dos livros de sua empresa iniciante de vinhos, instalando-a como sua diretora financeira.

“Minha amiga me disse: ‘Lizzie, ela é ótima'”, disse Avery à “American Greed”. “Ela tem uma grande personalidade. Ela é uma trabalhadora e vai fazer o que precisa ser feito para o seu negócio.”

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Mulder se manteve como um especialista em pequenas empresas. Outros clientes incluíam um salão de cabeleireiro e um estúdio de Pilates. Mas acabou que Mulder não era um contador público certificado como seus clientes acreditavam. E, em vez de administrar suas finanças, ela as estava roubando, financiando um estilo de vida que incluía uma casa à beira-mar em Laguna Beach, uma cirurgia cosmética cara e um par de valiosos cavalos árabes.

Mulder eventualmente se declarou culpado de duas acusações de fraude e foi condenado a pagar US $ 1,5 milhão em restituição. Ela está cumprindo uma sentença de cinco anos em uma prisão federal na Califórnia.

“Eu não sabia que as pessoas eram capazes desse tipo de coisa, e especialmente dela”, disse Avery, cujo negócio falhou depois que Mulder gastou cerca de US $ 185 mil em pagamentos fraudulentos.

Confie mas verifique

Para a maioria dos pequenos empresários, é tudo o que eles podem fazer para manter a operação funcionando. Por isso, muitas vezes recorrem a outras pessoas – funcionários, contadores de livros ou contadores – para lidar com os incômodos detalhes financeiros. Por mais necessário que seja, é um ponto de entrada bastante conveniente para fraudes. Dubinsky diz que é essencial escolher essas pessoas com cuidado. Mas fazer verificações de antecedentes em seus funcionários e contratados é apenas um começo.

“É o velho ditado, ‘confie, mas verifique'”, disse ele. “Você pode dar confiança às pessoas no negócio, mas você deve verificar o que está acontecendo em seu negócio. Aproveite um pouco mais de tempo e veja os extratos bancários que chegam ao seu negócio, veja os documentos financeiros.”

Isso significa implementar controles em seus negócios – não muito diferentes dos tipos de medidas que as grandes corporações empregam, apenas em uma escala muito menor. Por exemplo, grandes empresas segregam responsabilidades para que nenhum indivíduo tenha muito controle.

“É provavelmente uma coisa que eu digo aos donos de empresas. Nunca permita que um contador tenha acesso direto à sua conta bancária”, disse Dubinsky. Isso inclui a capacidade de adicionar ou excluir usuários on-line.

Considere ter extratos bancários enviados para sua casa ou sua conta de e-mail pessoal. E quando eles chegam, inspecione-os cuidadosamente para qualquer coisa fora do comum. Isso significa dedicar tempo para entender os detalhes das finanças da sua empresa.

“Se você tem um empréstimo, por exemplo, quem é capaz de sacar esse empréstimo e colocar dinheiro no negócio? Se um guarda-livros pode ligar para um banco e sacar esse empréstimo e transferir dinheiro para si mesmo, isso é um problema”, Dubinsky. disse.

Ele também sugere que um contador externo examine os livros duas vezes por ano.

“Dessa forma, meio que mantém o contador honesto”, disse Dubinsky. “Eles sabem que alguém de fora está chegando, indo ver esses livros e registros.”

Apólices de seguro de negócios muitas vezes cobrem desonestidade do empregado. Verifique com sua operadora de seguros para certificar-se de que o seu faz. Se o seu contabilista é um contratante independente, pode ser possível comprar um piloto para cobri-los também.

bandeiras vermelhas

Alguns sinais de fraude de empregado são óbvios.

“Se o seu contador está chegando em um modelo Porsche ou Mercedes, você deve questionar o que está acontecendo lá”, disse Dubinsky.

Outros são muito mais sutis. Se o seu contabilista nunca tira férias, pode simplesmente significar que ele ou ela é extremamente consciencioso, ou mesmo um pouco viciado em trabalho. Mas eles também podem estar encobrindo uma fraude.

“Se um empregado não tirou férias por um longo período de tempo, isso é uma bandeira vermelha”, disse Dubinsky. “Nove vezes fora de 10, se um funcionário de confiança está cometendo uma fraude e eles têm que sair de férias e partir durante uma semana ou duas semanas, e alguém pisa dentro, isso é quando a fraude vem à luz.”

Ele diz que proprietários de pequenas empresas devem forçar seus funcionários a tirar férias – por mais inconveniente que seja – e designar outra pessoa para cobrir suas obrigações enquanto estiverem fora. Esse controle básico tem o benefício adicional de manter seus funcionários atualizados.

Em retrospecto, as bandeiras vermelhas ao redor do guarda-livros Mulder estavam em toda parte. Apesar de se especializar em pequenas empresas, muitas vezes lutando, Mulder viveu seu estilo de vida em Orange County ao máximo. Sua casa, situada nas colinas acima de Laguna Beach, dava para o Oceano Pacífico. Ela passara por toda a “transformação da mamãe”, um rito de passagem do Condado de Orange para os ricos e famosos, apresentando uma cirurgia plástica em várias partes de seu corpo. E ela adorava exibir seus cavalos, que vinham das linhagens de elite.

Provar que os negócios de Mulder e toda a sua personalidade eram fraudes não seria fácil. Ela tinha uma personalidade carismática e uma habilidade única de jogar nas esperanças e sonhos de aspirantes a empreendedores.

Dubinsky diz que fala de linhas comuns entre os fraudadores que se especializam em pequenas empresas.

“A única coisa em comum que todos têm é que são muito astutos”, disse ele. “Eles são pessoas muito inteligentes. E exploram a confiança que ganham de seus donos de pequenos negócios”.

Scott Cohn
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